Die Klinik schickt die Akte nicht: Was Sie jetzt tun können

Das ist kein Einzelfall. Es ist eine der häufigsten Situationen, von denen Angehörige berichten. Und es gibt einen Weg, der in Stufen geht. Jede Stufe erzeugt ein Dokument. Am Ende haben Sie entweder die Akte oder einen lückenlosen Nachweis, dass man sie Ihnen nicht gegeben hat. Beides ist wertvoll.

Stufe 1: Die Erinnerung

Ein kurzer Brief. Datum des ersten Schreibens, Ablauf der Frist, eine zweite Frist von einer Woche. Kein Vorwurf, keine Drohung. Nur die Feststellung, dass die Frist verstrichen ist.

Mit dieser Erinnerung setzen Sie die Klinik in Verzug, wenn sie weiterhin nicht liefert (§ 286 Absatz 1 BGB). Das Datum der Erinnerung notieren Sie sich. Es taucht in jedem weiteren Schreiben auf, bis die Akte da ist.

Eine Vorlage für die Erinnerung finden Sie kostenlos in unseren Vorlagen.

Stufe 2: Die Ausreden erkennen

Was Kliniken schreiben, wenn sie nicht liefern wollen, wiederholt sich. Vier Sätze, die Sie kennen sollten:

„Bitte legen Sie einen Erbschein vor.“ § 630g Absatz 3 BGB nennt keinen Erbschein. Als nächster Angehöriger machen Sie Ihr Recht nicht als Erbe geltend, sondern mit einem immateriellen Interesse. Belegen Sie, dass Sie nächster Angehöriger sind, etwa als Ehepartner, Kind oder Elternteil, mit dem Nachweis, den Sie haben, und verweisen Sie auf § 630g Absatz 3 Satz 2 BGB.

„Bitte begründen Sie Ihr Interesse.“ Für nächste Angehörige reicht das immaterielle Interesse, also das Wissenwollen. Ein Satz genügt: Sie wollen nachvollziehen, was in den letzten Tagen geschehen ist.

„Anbei der Entlassbrief.“ Das ist nicht die Akte. Antworten Sie, dass Sie die vollständige Behandlungsakte nach § 630g Absatz 1 BGB meinen, also alles, was § 630f BGB verlangt: Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen und Befunde, Therapien und Eingriffe mit ihren Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen, Arztbriefe. Dazu Kurven, Medikation, Labor, Pflegedokumentation, Bilder und bei elektronischer Akte den Nachweis, was wann geändert wurde (§ 630f Absatz 1 BGB).

„Wir berechnen Ihnen die Kopien.“ Das darf die Klinik bei Angehörigen. Das Gesetz sagt, dass Erben und nächste Angehörige die entstandenen Kosten erstatten (§ 630g Absatz 3 BGB). Kostenlos ist die erste Kopie nur für den Patienten selbst. Verlangen Sie eine Aufschlüsselung und erklären Sie sich zur Übernahme der tatsächlichen Kosten bereit. Dann fällt diese Antwort als Grund weg.

Jede dieser Antworten ist kurz. Sie diskutieren nicht. Sie stellen fest.

Ein fünfter Einwand ist möglich und ernst zu nehmen: Die Klinik kann sich darauf berufen, dass der Verstorbene die Einsicht nicht gewollt hätte (§ 630g Absatz 3 Satz 3 BGB). Dann muss sie sagen, woraus sie das schließt. Fragen Sie danach, schriftlich.

Stufe 3: Die Stellen, die zuhören

Wenn die zweite Frist verstreicht, gibt es außerhalb des Gerichts drei Stellen. Keine davon entscheidet über Ihren Anspruch. Das kann nur ein Gericht. Aber jede kann die Klinik um eine Stellungnahme bitten, und Ihr Schreiben dorthin ist ein weiterer datierter Beleg dafür, dass Sie alles versucht haben.

Die Ärztekammer. Die Berufsordnung verpflichtet Ärzte, ihren Patienten Einsicht in die Dokumentation zu gewähren. Für Angehörige nach dem Tod gilt § 630g Absatz 3 BGB. Die Kammer beaufsichtigt Ärzte persönlich, nicht den Krankenhausträger. Eine Beschwerde dort betrifft deshalb den verantwortlichen Arzt. Die Herausgabe anordnen kann die Kammer nicht.

Die Krankenhausaufsicht des Landes. In Nordrhein-Westfalen führen die Bezirksregierungen die Rechtsaufsicht über die Krankenhäuser. Ob sie sich mit einer verweigerten Akteneinsicht befassen, entscheiden sie selbst.

Die Patientenbeauftragte des Landes. Kein Zwang, aber eine Stelle, die Beschwerden bündelt und Probleme im System sichtbar macht.

Ein Hinweis aus Erfahrung: Die Datenschutzaufsicht ist bei Verstorbenen meist nicht zuständig, weil die Datenschutz-Grundverordnung nicht für die Daten Verstorbener gilt. Sparen Sie sich diesen Weg, wenn es um die Akte eines Verstorbenen geht.

Alle drei Schreiben sind eine Seite lang und enthalten dasselbe: Ihr Antrag vom Datum X, Frist verstrichen, Erinnerung vom Datum Y, Bitte um Sachstand. Kein Behandlungsfehlervorwurf. Es geht nur um die Akte.

Stufe 4: Das Gericht

Der Anspruch auf Einsicht lässt sich einklagen. Den Streitwert setzt das Gericht fest. Übersteigt er 10.000 Euro nicht, ist das Amtsgericht zuständig (§ 23 Nr. 1 GVG), und dort besteht kein Anwaltszwang (§ 78 Absatz 1 ZPO). Sie können die Klage dann selbst einreichen. Das Gericht stellt die Klage erst nach Zahlung des Kostenvorschusses zu (§ 12 Absatz 1 GKG). Die Kosten trägt am Ende in der Regel die unterliegende Seite.

Ob Sie diesen Schritt selbst gehen oder mit einem Anwalt, entscheidet sich an Ihrem Fall. Spätestens hier ist ein Gespräch mit einem Anwalt für Medizinrecht sinnvoll. Was Sie bis dahin gesammelt haben, macht dieses Gespräch kurz: drei Briefe, drei Daten, drei Antworten oder drei Mal Schweigen.

Was Sie in jeder Stufe tun

Jedes Schreiben datiert, jede Sendung nachweisbar, jede Antwort abgeheftet. Eine Tabelle mit vier Spalten: Datum, was ging raus, was kam zurück, Frist. Diese Tabelle ist am Ende wichtiger als jeder einzelne Brief. Wenn es nicht dokumentiert ist, existiert es nicht.